工作流程自动化 | 终极指南

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工作流程自动化是任何现代企业的重要组成部分。随着竞争的不断加剧，无论您属于哪个行业，您的自动化策略都至关重要。尽管如此，许多组织仍未能充分获得收益。 今天，我们将介绍您需要了解的有关自动化业务工作流程的所有内容。 我们将首先介绍自动化背后的理论，包括它是什么、它如何工作以及它带来的好处。然后，我们将继续讨论可用于自动化工作流程的具体策略，然后了解 Budibase 如何致力于使工作流程变得比以往更容易。 首先，让我们从基础知识开始。 什么是工作流程自动化？ 工作流程自动化意味着使用技术使员工的日常任务尽可能顺利和高效。目标是尽可能消除对手动任务的需求，并在不可能的情况下最大限度地减少手动任务所花费的时间。 为了实现这一目标，您可以使用多种工具的组合，包括专用 SaaS 平台、自定义工具、DBMS 内的条件逻辑、专用自动化平台、无代码/低代码工具，甚至人工智能。 稍后我们将更详细地介绍其中一些工具。 自动化几乎可以涉及员工在日常工作中所做的任何事情。 让我们退后一步，更广泛地考虑工作流程，看看如何实现。 什么是工作流程 什么是工作流程？ 工作流是完成任何给定任务所需的一系列离散步骤。这些可能由单个用户、多个用户或计算进程来执行。但更常见的是，工作流涉及这些实体的组合。 将任何工作流程视为具有五个元素是很有用的： 涉及的实体。 正在处理的资源。 每个阶段如何处理这些内容。 决定是否可以进入下一步的条件和逻辑。 最终结果。 这里的资源可以是数据库对象、文档或其他类型的信息。

让我们以休假请求为例。 在最基本的形式中，此工作流仅涉及两个实体 - 请求休假时间的人员以及负责批准或拒绝此请求的人员。 最终目标是允许员工享受休假权利，而不干扰您业务的其他部分。 因此，需要处理一些不同的资源，包括： 员工请求的详细信息。 员工的剩余权利。 其他团队成员是否可以弥补他们的缺席。 考虑到这一点，如果没有自动化，我们的工作流程将如下所示： 员工提交休假申请。 他们的经理检查他们是否有足够的剩余假期。 如果是这样，经理还会检查这些日期是否有足够的保障。 请求被批准或被拒绝 如果获得批准，休假时间将在团队日历中手动安排 拉脱维亚手机号码列表  您已经可以在这里看到对手动任务的依赖，甚至没有考虑员工与其经理之间沟通所花费的时间。 这在小团队中可能是可以管理的，但如果经理负责数十甚至数百名员工，事情很快就会变得混乱。 自动化可以减轻双方工作流程每一步的管理负担。稍后我们将介绍其在实践中的工作原理。 现在，让我们考虑一下工作流程自动化的一些更具体的好处。 为什么要自动化工作流程？ 工作流程自动化无处不在是有原因的。或者，也许我们应该说——出于几个原因。 让我们看一下自动化带来的一些具体的业务级好处。



效率 效率是消除手动任务最明显的好处。这同样适用于核心日常工作流程和不太常见的工作流程。 一个简单的事实是，当您减轻管理负担时，您可以通过让您的团队有更多时间专注于其他任务来节省资金。自动化还有助于减少完成给定工作流程所需的参与者数量。 正如我们稍后将看到的，工作流程自动化还通过消除人为错误的范围来降低劳动力成本。 这正是我们自动化一个工作流程的时候。 当您在整个组织中嵌入自动化文化时，真正的效率红利就会到来。也就是说，当您将消除繁重的任务和简化流程作为公司的常态时。 最大限度地减少错误 工作流程自动化还有助于最大限度地提高流程的一致性和准确性。这有两种方式起作用： 最大限度地减少每项任务所需的人力投入数量。 限制用户在任何给定时间可以执行的操作数量。 任何类型的错误和不准确都会给您的企业带来更大的后果。其中包括决策失误、生产力低下以及识别和修复错误所需的额外劳动力。 这对于大规模执行或涉及许多员工的工作流程尤其重要。例如，手动数据输入。 不过，正如我们稍后将看到的，自动化工作流程并非不可避免地会阻止错误的发生。相反，这必须构建到每个特定的自动化项目中。 改进审核 工作流程自动化的另一个主要好处是改进审核。更具体地说，这适用于两个层面： 员工如何遵守您的工作流程。 首先，您的工作流程的效率如何。 对于第一点，限制用户可以执行的操作数量可以大大减少确保他们正确遵循流程所需的工作量。